わたしたちは毎日多数の情報を処理しなければなりません。
すでに、情報は1ヶ所に集めること。さらに、集めた情報は適切に分類することは書きました。
この記事では「おこなうべきこと」である「仕事」をさらに「タスク」と「TODO」にわける方法について説明します。
タスクとTODOの違いとはなにか
タスクとTODO以外にも種類はあるのか？
まず、タスクとTODOの違いを簡単に説明します。
どちらも「行うべきコト」であることには違いありません。しかしタスクには「〆切り」があり、TODOには「〆切り」はありません。
そして、大事なことですが、タスクにしてもTODOにしても「作業日」を設定することが可能です。しかし、タスクには〆切りがありますのでTODOよりも作業日の設定が難しくなります。
タスクは日程管理がすべて
〆切りを守れないリスクは大きい
タスクには明確な〆切りがあります。
この〆切りを守るために作業日を設定しなければなりません。そして、作業日を忘れないように、カレンダーに記録をつけたり、タスク管理アプリでリマインドすることが大事です。
〆切りが動かせるはタスクではない
そして、〆切りを守らなくても、特に問題がないものはタスクではありません。
タスクの語源は「義務」で、その語源をさらに遡ると税金という意味になるそうです。義務を果たさない、税金を期日にきちんと納めないとマズいことになる。そういう類いのものがタスクです。特別な日に特別なディナーを準備したり、プレゼントを買ったりするというのは間違いなくタスクです。
もしズルズルと〆切りが延び続けている案件があるなら、思い切って削除するか、保留というフォルダに入れるべきです。
TODOには〆切りがないが作業日は死守する
TODOは作業日の決定に幅がある
タスクは〆切り、つまりデッドラインがあります。ですから、それよりも前に必ず完了させなければなりません。
しかしTODOに〆切りがないので、作業日の決定に幅を持たせられます。しかし、何時するかを決めなければ、いつまで経ってもTODOは終了しませんので、タスクと同じくカレンダーを確認し、確実に処理できる日程をカレンダーもしくはタスク管理アプリに登録しましょう。
そして作業日は神聖不可侵なものとして、決めたとおりに仕事を成し遂げていくべきです。タスクについて説明したときと同じく、TODOが先送りにされていくことになんのメリットもありません。
タスクにもTODOにも作業日を設定しますので、表面上に違いがありません。
タスクにしてもTODOにしても、作業日にしっかりと完了させることを目標にしましょう。
緊急性のないTODOはどうすれば良いの？
「いつかやる」ボックスを活用する
ふと思ったやってみたいことや、食べてみたいものなどを見つけたら、すぐにINBOXにいれます。
これらも次のステップがあるのでTODOになります。でも別にしなくてもいいのであれば、「いつかやる」というフォルダに入れておけば大丈夫。とっても暇なときに見直すと、行動のアイデアになったりします。
でも期間限定のイベントなどの場合は、タスクとして登録した方がいいでしょう。
「いつでも」ボックスも便利
「いつかやる」よりも重要性が高い案件は「いつでも」ボックスに入れておけば大丈夫です。例えば、ストレッチとか筋トレなども「いつでも」ボックスに登録しておけばよいと思います。
また、わたしは部屋の掃除、引き出しの整理なども「いつでも」ボックスに入れています。こちらも時間が空いたときなどに、確認してサクッと終わらしてしまいます。
タスクとは〆切りのある仕事のこと。
TODOとは〆切りのない仕事のこと。
タスクと緊急性の高いTODOは作業日を設定すること。
緊急性の低いTODOは「いつかやる」「いつでも」ボックスに保管すること。
すべきことを具体的にいつするかを決めてしまい、仕事を終わらしていきましょう。
