【実践】作業日を設定しても、ついつい先送りしてしまう場合

折角、作業日を設定したのに、ついつい先送りしてしまうことありませんか。

そして、先送りが当たり前になってしまい、毎日毎日タスクリストに居座る案件が現れる。今日こそは取り組まねばと思うのですが、やっぱり手がつけられない。

こんな場合、どうすれば良いのでしょうか？

こんな方法で解決できます。では詳しく説明します。

まず大事なことですが、先送り案件はストレスの原因にしかなりませんので、即解決すべきです。アレもコレもしなくてはいけないと思うだけで、やり気が浪費されています。それで、悩むより先に、案件を処理してしまいましょう。

でも、それができないので困っているわけですから、先送り案件が居座った場合の対策方法をご紹介します。

どうして作業を指定日に行えないのか考えてみる

根性とかヤル気の問題ではない

指定日まで設定したわけですから、時間はあるはずです。でも何故か作業に取り組めない。そうなると必ず理由があるはずです。

ヤル気にならないのには必ず理由があります。

理由１）環境が整っていない

まずは必要な道具が手元にあるかどうか確認しましょう。また作業スペースなども確保します。

わたしはとっても単純なので、作業をしようと思ったときに、手元にペンがないだけでヤル気はなくなってしまいます。環境が整っていない、道具がないと「面倒くさいな〜」という気持ちを加速させます。

ちょっとしたコツですが、いつも作業環境を快適なものにしておくのも大事です。試験前に部屋の大掃除したくなったことがありませんか？環境が整ってないと、わたしたちは何故か緊急事態であるにも関わらず、優先度のひくいことに取り組もうとします。

部屋の掃除やデスクの整理は、毎日コツコツと行うようにしましょう。

理由２）情報が集まってない

道具や環境も大事ですが、情報も大事です。

書類を作成する時に、必要な情報が集まっていないと、作業がストップしてしまいます。それで前もって必要なものをリストにして、自分が集めるべきもの、他の人から提供してもらうべきものを明確にします。

わたしは資料提供をお願いする際に、その目的と〆切日を明確にするようにしています。また同僚から資料を求められる場合は、必ず期日よりも数日前に提供するようにしています。

そうすることで、お互いにトラブルを避けられます。さらにタスクに取り組まなくてはという気持ちを強めることができます。

理由３）疲れている・体調が悪い

単純に体調が優れないので、仕事に取り組めないってことがあります。

その場合は、しっかり休むことが大事です。

シャワーを浴びたり、昼寝をしたりして、不愉快な状況を取り除いてから、仕事に戻るのも手です。わたしは在宅ワークであることがほとんどなので、調整は簡単です。もしオフィスワーカーであるなら、日頃からの体調管理はもっと重要になると思います。

作業をはじめられない理由がわからない場合

リスケジューリングもしくは作業日をリセットしましょう。

すでに一定期間、先延ばしにしてきた案件です。

もしかすると納期や作業日の設定自体に問題があったのかもしれません。そういう場合は、スケジュールをリセットして、別の日に再設定するのも良い方法です。

ストレスがより少ない曜日、もしくは時間帯にリスケすることで、作業に取り組みやすくなることもあります。

しかし、もっと良い方法があります。

タスクそのものをリセットする

これは最強の解決方法です。

すでに、先延ばしされた案件です。もしかしたら自分が取り組むべき案件ですらないのかもしれません。

だったら最良の解決方法は「行わない」ことです。タスクリストから削除するだけで、二度と悩むことはありません。

もし、誰かから「あの案件どうなりましたか」と聞かれたら、正直に別の重要な案件があり、先送りされています。どうしましょうか？と聞けばすむことがほとんどです。