わたしは、かなりウッカリしています。
予定を忘れたり、持ち物を忘れたりするのは日常茶飯事ですし、寝坊したり、迷子になったり、勘違いしたりする達人です。
皆さんが、想像できるおっちょこちょいと思う人の完成形なのが、わたしです。
では、そのわたしが人並みに暮らしていくために、原則として守り抜いていることを、今回もひとつだけご紹介します。
すべての情報を同じ場所にプールする
生活していると、様々な情報がなだれこんできます。
ほとんどは無視したり、忘れても構わないような情報ですが、中には重要な情報もあります。申請書の提出以来や、返信が必要なメールやメッセージなど、忘れては困ることが沢山あります。
わたしの場合、そういった情報を忘れていけないと注意しても、100％忘れてしまいます。それで、後ほど行動を起こさなければならないこと、もしくは何かの行動を起こしたいことがあれば、すべて同じ場所に情報を保管するようにしています。
次のステップが必要な情報やメモはすべて保存する
例えば、メールを読んでいて返信が必要だと思う場合、さらに今すぐ返信できない場合は、メール内容をコピーして、タスク管理アプリに保管します。
ネットサーフィンをしていて、気になるお店や製品を見つけたら、すぐにアドレスをタスク管理アプリにコピペします。
提出するべき書類を受けとったら、まず写真にとり、そして手持ちのクリアファイルに格納した後、具体的な内容をタスク管理アプリに登録します。
このように、すべての次のステップが必要な情報を、いつも同じタスク管理アプリに登録します。
わたしが使っているアプリは Things3 というものです。
このアプリにはINBOXというフォルダがあります。そこにとにかく何でも情報を保存することを習慣にしています。
アプリは何を使っても構いません。もちろんアプリではなくてコピー用紙などを使っても構いません。原則は、いつも同じ場所にかならず情報を保存するということです。
いつも同じ場所に保存する理由
どこに保存したかわからなくなるから
それは、自分が大事な情報をどこに保存したかわからなくなるからです。
わたしは自分の記憶力をまったく信頼していません。それで、いつも同じ場所に大事なことを記録することを習慣にしています。
スマホであれば、数秒で情報を入力することができますし、Apple Watchなどスマートウォッチを使っている人は、スマホをだすことなくボイスメモを残すことができます。
大事なのは、同じ場所に、後でメモを見たときに意味がわかるような仕方で記録を残すことです。
保存した情報をすぐに読みかえし内容を確認する
同じ場所に記録を残しても、後で読み返したときに意味がわからないようでは困ります。
それで、保存ボタンを押す前に内容を読み返しましょう。そうすることで、意味不明の記録を残すことを防止できます。
わずか数秒の手間ですが、読み返し内容を確認することで、情報をより意味のあるものにすることができます。
スマホでの管理をお勧めする理由
スマホは持ち歩くものだし、データはクラウドに保存される
基本的にスマホは365日、24時間持ち歩くものです。
スマホをなくすということも、ないわけでありません。しかし、他のアイテム、例えば手帳とかメモ帳よりは紛失のリスクは少ないでしょう。
さらに、万が一スマホを紛失してしまったとしても、データはクラウドに保存することができますので、アカウント情報さえ覚えておけば、データを取り戻すことができます。
加えて、スマホに情報を記録する場合、基本的に残りページを心配する必要はありません。もしメモ帳やコピー用紙などに情報を管理しようと思うと、残りページ、もしくは枚数を気にしなければなりません。
もちろん、コンビニなどですぐに購入できますが、わたしはコンビニに行く途中で、書くべき内容を忘れる自信があります。
次のステップが必要な情報はすべて保管する。
情報は同じ場所に保管する。
できればスマホに情報を保管する。
プールした情報を処理する方法については、次の記事 でご説明します。
