スケジュール管理

すべての事柄をIN-BOXへまず保存することがタスク管理の基本

すべてを IN-BOXへ

くまてつさん
くまてつさん
くまてつ(@iron_bear2013)です。

毎日毎日、本当にたくさん事をが生じます。

朝起きればメールは大量に届いています。

仕事をしていると、細々としたことを思いつきます。

ネットサーフィンしていると、素敵なものに出会ってしまって、買うか買わないか悩んだりもします。

また書評を読めば、自分も読んでみたいと思うし、映画も見たい、旅行にはそんなに行きたくないけどきれいな写真は大好き。

こんな感じで、毎日毎日様々なことが浮かんでは消えていきます。

全部消えてしまってもよければいいのですが、そんなことはありません。

絶対に行わなければならない仕事を忘れると致命的です。またただのアイデア、もしくは関心であってもそれがどこで大きく変化するかわかりません。

それで自分の判断基準に自信のないわたしは「すべての事柄をIN-BOXに保管する」という方法で情報を処理しています。

Macを使っている人であれば「Things3」がおすすめですが、原則は同じですのでどんなアプリを使ってもかまいませんし、何ならコピー用紙に書き留めておくと言う方法でも構いません。

大事なのは「すべての情報をとりあえずIN-BOXへ入れる」という習慣をつけることです。

どうして分類せずにすべての情報をIN-BOXへ入れるべきなのか?

記憶力は思っているよりも低く、脳は勘違いの天才

わたしだけではないと思うのですが、記憶力には偏りがあります。

わたしの場合、人が話した内容は非常に良く覚えていますが、誰が話したかについては覚えていません。また聞いた内容は覚えていますが、読んだ内容を覚えておくのは難しいです。

それで取り入れた情報を脳のなかだけで処理しようとすると必ずミスが生じます。

脳の外部で情報を処理するシステムを構築する必要があります。

脳の場合、短期記憶へ保存されるが・・・

脳は取り入れた情報を短期記憶として保存しますが、それはすぐに上書きされてしまい忘れてしまいます

マジックナンバー7という言葉が示すとおり、意味のない数字を覚えようとしても7桁くらいが限界でそれを越えると急に記憶しておくのが難しくなります。

それで次から次へと情報を受け止めていくと、脳はどんどん過去の情報を消去してしまうのですっかり忘れてしまいます。

困るのが少しだけ記憶のかけらのようなものが残るので、思い出そうと努力してしまうことです。わたしの場合、このような事態に陥った場合、どんなに思い出そうとしても思い出せません。

だから「メモ」のようなものを残しておくべきです。

なにが必要になるのかはわからない

しかしこれは大事だから覚えておこうといつも正しく判断できません。

大抵の場合、記事を読んだり話を聞いたときにはそれほど重要と思えなかったことが、後でとっても大切であったことに気がつきます

それでちょっとでも「面白いな」と思えたり「誰かに教えてあげたい」と思えたりしたことはすべて記録しておくべきです。

もちろん誰かとの約束や仕事の約束は必ず保管しておくべきです。

記録する方法はどうでもいいけど、記録する場所が大事

画像であろうが音声であろうが、テキストであろうがなんでも良いんですが、保管する場所は1ヶ所にすべきです。

どうしてかと言うと・・・

  • 探す場所が1ヶ所なので、情報があるかないかを悩まないですむ
  • 時系列にならんでいるので記憶をたどりやすい

ポケットがたくさんあると、どこに鍵が入っているかいろいろ探さなければなりません。でも一つならどうでしょう?その唯一のポケットに鍵がなければ忘れたか、落としたかのどちらかであるとすぐに判断できます。

情報がないということがわかると、判断が速くなります。

さらに記憶のもっとも強力なキーは時間です。

情報をみて、これよりも前とか後とかなぜかわかります。それで同じ場所に順番に情報を記録しておく必要があります。

詳しくは「超」整理法をお読みください。

IN-BOXに入った情報をどうするの?

わたしはThings3を使っているので、MacでもiPhoneでもリストを確認することができます。

仕事が一段落したり、休憩時間になったらIN-BOXを空っぽにするようにしています。つまりIN-BOXの情報を分類するわけです。

IN-BOXの情報を分類する際のキー

  • 〆切りが決まっているタスクはTodoへ変更
  • 欲しいもの・見たいものなどは「いつか」へ移動
  • すべきだと思っているけど〆切りがないことは「いつでも」へ移動
  • 5分でできることは今すぐやる(やりきれない場合はTodoへ)
  • やっぱり必要ないと思ったら削除する

こういったルールで分類していきます。

ただタスク・Todoの場合、25分で終了できない場合はプロジェクトになります。その場合はプロジェクトを作成して仕事を計画していきます。

毎日かならずIN-BOXを空にする

すべてをIN-BOXへ入れるという方法を使うと、最低でも20、多いときは50個ほどの項目が記録されてしまいます。

それで面倒に思えても毎日からにするようにしています。

50項目あっても15分もあれば処理できるので、毎日の振り返りとして夜にこの作業を行っています。そして翌日の計画も確認しています。

タスク管理の基本は情報処理じゃないかなと思います。
それで情報を記録し、分類し、実行するシステムを作れば成功です。
ただ実際に仕事を行うのは自分なのでどんなシステムを作るかは自問自答の作業になると思います。

ABOUT ME
くまてつ
2011年から2015年までの5年間で中国へ30回以上出張し、2015年9月からは中国で生活しています。 翻訳者で日本語教師、ブロガーでライターをしています。最近は映像制作にも取り組んでいる複業マンです。Apple製品を使ったライフハックが趣味。課題はタスク管理と仕事効率化です。どうぞよろしくお願いします!