タスクは作業のひとまとまりで、なおかつ最小単位のこと。

わたしはタスクに関して次のようなルールを持っています。

• 5分以上25分以内で完了できること
• その作業を始めたら完了できること

この２つのポイントに当てはまらないものは、タスクではありません。

ではどうしてこんなルールを決めたのか、詳しく説明します。

5分以上25分以内で完了できること

５分以内で完了できるのであれば、計画の必要はない

GTDでも提唱されているように２分以内であれば、思いついたときにやってしまう方が早いです。

なぜなら計画を立てたり、防備録へ記録している間にその仕事を完了できるからです。

例えば・・・

• 友人にアポイントメントの確認メッセージを送る
• 薬を飲む
• スマホを充電する

こういったことは２分以内で完了します。

わたしはこの２分ルールを拡張して５分ルールにしています。

もう少し手間が掛かることもすぐに終了させます。

例えば・・・

• ゴミを出す
• メールの返信を書く
• コーヒーを入れる

これくらいだったら、すぐにやってしまった方が気が楽です。

そうしないとリストの項目がどんどん増えて気分が滅入ってしまうからです。

25分を超えることはタスクではなくプロジェクト

さらに25分では終えられないことはタスクではありません。

タスクとは作業のひとまとまりで、最小単位です。

ですから「論文を書く」なんていうのはタスクではなくてプロジェクトです。

「論文を書く」ために様々なタスクが発生します。その細々としたひとつひとつの作業がタスクになります。

 

始めても終えられないならタスクを分ける

例えばカレーを作るとします。

キッチンに立ち、作業を開始します。

しかしカレールーがないことに気がつきます。当然カレーを作ることはできません。

作業を中断してルーを買いにいかなければなりません。

これでは効率が悪い。

当然、カレーを作るとなると・・・

1. 材料を購入する
2. 調理する

すくなくとも、この2段階に分ける必要があります。

わたしたちの仕事も同じです。わたしは日本語教師として教材を作る仕事をしています。他の教員と協力して作業を行いますので、連絡したり、資料を受け取ったり、校正したりと様々な作業が必要です。

この場合、ただ 「○ ○ ○ ○の教案を書く」というタスクを設定しても、意味がありません。なぜなら自分だけでは完了させることができないからです。

仕事を完了させるための段取りを考えて、その段階を細かく分けてはじめて仕事を完了させることができます。