タスク管理

タスクは作業のひとまとまりで、なおかつ最小単位のこと。

くまてつさん
くまてつさん
くまてつ(@iron_bear2013)です。

わたしはタスクに関して次のようなルールを持っています。

  • 5分以上25分以内で完了できること
  • その作業を始めたら完了できること

この2つのポイントに当てはまらないものは、タスクではありません。

ではどうしてこんなルールを決めたのか、詳しく説明します。

5分以上25分以内で完了できること

5分以内で完了できるのであれば、計画の必要はない

GTDでも提唱されているように2分以内であれば、思いついたときにやってしまう方が早いです。

なぜなら計画を立てたり、防備録へ記録している間にその仕事を完了できるからです。

例えば・・・

  • 友人にアポイントメントの確認メッセージを送る
  • 薬を飲む
  • スマホを充電する

こういったことは2分以内で完了します。

わたしはこの2分ルールを拡張して5分ルールにしています。

もう少し手間が掛かることもすぐに終了させます。

例えば・・・

  • ゴミを出す
  • メールの返信を書く
  • コーヒーを入れる

これくらいだったら、すぐにやってしまった方が気が楽です。

そうしないとリストの項目がどんどん増えて気分が滅入ってしまうからです。

25分を超えることはタスクではなくプロジェクト

さらに25分では終えられないことはタスクではありません。

タスクとは作業のひとまとまりで、最小単位です。

ですから「論文を書く」なんていうのはタスクではなくてプロジェクトです。

「論文を書く」ために様々なタスクが発生します。その細々としたひとつひとつの作業がタスクになります。

 

ポイント

作業の記録を取ることは大事です。
時間の見積もりって緩くなりがちです。例えば自宅から会社まで何分かかりますか?実際にストップウォッチで測ってみると思っているよりも早く着いたり、遅かったりします。
時間の見積もりが甘いと全体の計画に影響してしまいます。

始めても終えられないならタスクを分ける

例えばカレーを作るとします。

キッチンに立ち、作業を開始します。

しかしカレールーがないことに気がつきます。当然カレーを作ることはできません。

作業を中断してルーを買いにいかなければなりません。

これでは効率が悪い

当然、カレーを作るとなると・・・

  1. 材料を購入する
  2. 調理する

すくなくとも、この2段階に分ける必要があります。

わたしたちの仕事も同じです。わたしは日本語教師として教材を作る仕事をしています。他の教員と協力して作業を行いますので、連絡したり、資料を受け取ったり、校正したりと様々な作業が必要です。

この場合、ただ 「○ ○ ○ ○の教案を書く」というタスクを設定しても、意味がありません。なぜなら自分だけでは完了させることができないからです。

仕事を完了させるための段取りを考えて、その段階を細かく分けてはじめて仕事を完了させることができます。

まとめ

タスクとは作業の最小単位
25分を超えるものや、段取りが必要なものはプロジェクトとしてまとめる

ねこさん
ねこさん
タスク管理とプロジェクト管理の両方が必要なんだね

くまてつさん
くまてつさん
つまりある目的のために集められたタスクがプロジェクトになるよ

ABOUT ME
くまてつ
2011年から2015年までの5年間で中国へ30回以上出張し、2015年9月からは中国で生活しています。 翻訳者で日本語教師、ブロガーでライターをしています。最近は映像制作にも取り組んでいる複業マンです。Apple製品を使ったライフハックが趣味。課題はタスク管理と仕事効率化です。どうぞよろしくお願いします!