タスク管理

タスクとTodoの違いとは?

くまてつさん
くまてつさん
くまてつ(@iron_bear2013)です。

以前、Todoアプリって使いこなすのが難しいという記事を書きました。

そのときにふと思ったのですが、そもそもTodoとタスクの違いって曖昧だなっておもいましたので、ここでしっかりまとめておきたいと思います。

タスクとはなにか?

タスクとは作業のことです。

さらにタスクは作業なので具体的な行動が伴います。

例えば・・・

  • 歯を磨く
  • 髭をそる
  • シャワーを浴びる などもタスクです。

他にも・・・

  • 事務所の窓を開ける
  • コーヒーを入れる
  • コピーを取る
  • 日誌を書く などもタスクです。

とにかく、何らかの作業のことをタスクと言います

タスクとは作業の最小単位である

さらにタスクは現実的にこれ以上小さくわけることができない作業です。

例えば「歯を磨く」というのは「タスク」ですが、実際には次のような工程を含みます。

  1. 洗面台へ行く
  2. 歯ブラシを手にとる
  3. 蛇口をひねって水を出す
  4. 歯ブラシをぬらす
  5. 歯磨き粉を手に取る
  6. 歯磨き粉を適量歯ブラシにつける・・・・

さらに細かな作業を続けて「歯を磨く」という行動を完了させることができます。

では歯磨きをする時に、それぞれの手順を振り返ることが必要でしょうか?

もちろん必要ありませんし現実的でもありません。

ですから「歯を磨く」は複数の行動から構成されていますが、それはひとつの作業と見なすことができます。

これがタスクです。

すべてのタスクを必ずしも行う必要はない

タスクをすべて書き出して管理しようとするとこんなにたくさんのことを行う必要があるのかと思えて疲れてしまう人もいます。

しかし必ずしもすべてのタスクを行う必要はありません

なぜならタスクには「しなくてもよいこと」「できたらしたいこと」「必ず行うべきこと」なども含まれるからです。

「必ず行うべきこと」という分類に入ったタスクはTodoになります。

Todoとはなにか?

Todoは「行うべきこと」です。

例えば「家賃を支払う」はTodoです。払わない訳にはいきません。

行わなければならないことはすべてTodoになります。

さらに自分が行うべきだと思っていることもTodoになります。

例えば「ジョギング」などはしてもしなくてもよい事柄ですが、自分が行うべきだと思っているのであれば、それはTodoです。

Todoはタスクを含むが、すべてのタスクはTodoではない。

それでタスクの項目で説明したとおり「必ず行うべき」と思っているタスクはTodoです。しかしそれ以外のタスクはTodoではありません。

わたしはタスクかつTodoではないものを「いつでも」「いつか」というジャンルにわけています。

「いつでも」とは・・・

それはそのタスクに〆切りがないという意味です。

わたしの場合、読みたい本や、読み返したい記事などのリンクはすべて「いつでも」の中にいれています。さらには新しいショッピングモールに行ってみるとか、家族に近況報告のメールを送るとかも「いつでも」の中に入っています。

「いつか」とは・・・

それは今はしないと決めたことです。もしくは今はそのことについて検討しないと決めたことです。

つまり諦めたわけでも、しないと決めたわけでもないが、とりあえず保留にした事柄はすべて「いつか」という分類に入れます。

例えば、素敵だなと思った椅子の情報を「いつか」というフォルダにいれてます。今は買えないし、無理して買うつもりもないけど、将来いつか買おうと思っているのでその情報を保管しているわけです。

ねこさん
ねこさん
つまり「いつか」には将来の夢とか、憧れとかが含まれるよね。

くまてつさん
くまてつさん
そうだね!「いつか」は自分のために作った夢のカタログみたいなものだよ。

Todoには強制力がある

〆切りがあるタスクがTodoになるわけですから、Todoには日付、つまり期日という縛りがあります。

また毎日必ず行うべき事もすべてTodoになります。

例えば、「歯を磨く」「髭をそる」は毎日行うTodoです。さらに毎月25日に家賃を支払うのも、金曜日に報告を提出するのもTodoです。

アポイントメントやスケジュールもTodoの仲間

さらに誰かと会う約束や、特定の時間に行うべき事もTodoとなります。

例えば12時に友人と会うのも、午後2時から歯医者の予約があるのもすべてTodoになります。それらは作業ではないのでタスクとは言えませんが、義務や責任を伴うのでTodoに入ります。

くまてつさん
くまてつさん
Todoが多くなってくるとストレスが溜まるよ・・・

ねこさん
ねこさん
自分が処理できる範囲を超えないようにしないとくたびれてしまうね。

それでタスク管理やTodo管理を行う場合には、この二つを混同してしまわないよう注意が必要です。

この記事のまとめ

1) タスクとは作業の最小単位のこと
2) Todoとは行わなければならない事柄
3) Todoにはタスク、アポイント、スケジュールが含まれる

ABOUT ME
くまてつ
2011年から2015年までの5年間で中国へ30回以上出張し、2015年9月からは中国で生活しています。 翻訳者で日本語教師、ブロガーでライターをしています。最近は映像制作にも取り組んでいる複業マンです。Apple製品を使ったライフハックが趣味。課題はタスク管理と仕事効率化です。どうぞよろしくお願いします!