タスク管理

Todoを書き出したらリストを作ろう

くまてつさん
くまてつさん
くまてつ(@iron_bear2013)です。

前の記事でタスクとTodoの違いについて説明しました。

簡単に復習しますと・・・

  • タスクは作業の最小単位
  • Todoは処理すべきこと

このように定義できます。

ではTodoができあがったらそれをリストにしてしまいましょう。

ねこさん
ねこさん
リストにして取り組まないと、仕事は完成しないよね。

くまてつさん
くまてつさん
計画だけ立てても取り組まなければそれも無駄だしね。

Todoにはかならず期日が存在する

Todoはしなくてはならないことです。ですから必ず期日が存在します。

しかしこの期日には次のような種類があります。

  1. 毎日行うこと
  2. 約束・アポイントメント(スタート時間)
  3. 〆切り(提出日)

下にいくほど処理が面倒になります。

ではそれぞれを詳しく説明していきます。

毎日行うことをリストにする

例えば朝起きてから会社へ行くまでの間に行うべきことはなんですか?

わたしの場合は次の通りです。

  1. 起床
  2. ベッドメイキング
  3. シャワーとひげ剃り
  4. コーヒー
  5. 薬を飲む
  6. 歯磨きとヘアセット

以上です。毎日、365日同じ事の繰り返しです。だいたい45分かかります。

これ以外のことは基本的にしません。

仕事を始める時のリスト

さらに在宅であれ、会社の事務所であれまず行うことも決まっています。

  1. チャットツールの起動(Wechat・Wechat Work)
  2. Things3の今日のリストを確認し作業手順を確認する
  3. クラウド系サービスの同期を確認
  4. スタッフに仕事を始めていることを送信
  5. 作業を開始する

これが手順です。これをリスト化して手順通りに行います。

リスト通りに行うことで心が整う

リストがないとTwitterやFacebookを眺めたりして、30分くらいの時間がすぐに過ぎてしまいます。それを避けるためにも毎日行うことのリストは大事です。

以前は印刷したリストを持っていましたが、最近は習慣になっているのでリストを眺めなくても自動的に行動できるようになりました。

約束やアポイントメントをリストに組み込む

仕事の時もオフの時もThingsを使ってリストを管理しています。

誰かと会う約束や、歯医者などに行く予定はリストに入れてリマインダを設定しておきます。

そうすることで慌てずに済みます。

以前はカレンダーを使っていましたが、今はアポイントメントなどもすべてThingsで管理しています。

アポイントの確認は、毎朝Thingsの今日のリストを確認するときに一緒に済ませます。相手が忘れているかなと思うときは、リストを確認した時点でメールを送るようにしています。

リストを作るために必ずしもアプリを使う必要はありません。
ノートでもコピー用紙でも手帳でも自分に合うものを使ってください。

〆切り(納期)のある仕事の管理は面倒

〆切りと作業日が同じということはまずありません。

わたしは自分の能力に自信がないので、基本的に納期の少し前には仕事を完了して早めに提出するようにしています。

ですから〆切りのある仕事をいつ行うかに関してマネージメントする必要があります。

この方法についてはさらに詳しく書くつもりです。

でも基本的なことだけ書いておきます。

1日の作業時間を14単位と設定する

わたしは毎日7時間仕事をするように計画しています。

それで25分1単位として、1日14単位を取り分けます。

1単位でこなす仕事を1タスクと考えます。

それであるTodoを今日行うと決めた場合、それにどの程度時間が掛かるかを検討し24分単位でタスクに分割します。

それをThingsの今日のリストに組み込んでいきます。

ですから仕事にTodoリストはタスクも合わせて14個までとなります。

25分単位で仕事を行うことをポモドーロテクニックといいます。
25分集中して5分休憩するを繰り返す方法です。
結構集中できますよ!

過去に記事を書いています。良かったらこちらもどうぞご覧ください。

リストができあがったらそれをきちんと行うことが大事

タスクにしてもTodoにしても管理する目的は仕事を成し遂げることです。

それで時間をかけてリストを作ったのであれば、キチンと行うべきです。

時間的に余裕のあるリストを作ることを心がけていますが、それでも終わりきれない場合があります。

その場合は納期との兼ね合いで残業するか、週末の時間を使って埋め合わせするかを決めます。

ただ残業にしても週末に仕事をするにしても、その状態が続くと疲れてきますので、できれば早め早めに仕事を終わらせる工夫をしています。

くまてつさん
くまてつさん
リストを消すのが楽しくて仕事が捗るよ!
早く終われば「いつでも」リストの中から面白そうなものを選んで取り組んでます〜

ABOUT ME
くまてつ
2011年から2015年までの5年間で中国へ30回以上出張し、2015年9月からは中国で生活しています。 翻訳者で日本語教師、ブロガーでライターをしています。最近は映像制作にも取り組んでいる複業マンです。Apple製品を使ったライフハックが趣味。課題はタスク管理と仕事効率化です。どうぞよろしくお願いします!