スケジュール管理

タスク管理とスケジュール管理を分けると失敗する理由

タスク管理とカレンダー

くまてつさん
くまてつさん
くまてつ(@iron_bear2013)です。

わたしたちの生活はひどく複雑です。

朝起きてから休みまで、成し遂げなければならないことで溢れています。

ウッカリが許されないこともたくさんあるので、ミスしないようにみんな必死です。

基本ウッカリ気質でどちらかというとポンコツのわたしは、仕組みや道具でミスを減らそうと努力して気がついたことがあります。

それはタスク管理とカレンダーを分けるとうまくいかないということです。

どうしてタスク管理とカレンダーを分けると失敗するのか?

そもそもタスクとはなんなのでしょうか?

タスクとは「ひとまとまりの作業」のことです。

タスクには次のような種類があります。

  1. いつかしたいこと(今はしないこと)
  2. できればしたいこと
  3. 〆切りがあること
  4. ある特定の時にしかできないこと

つまりタスクには 1,2番のようにカレンダーとは関係なく管理できる部分と、3や4番のようにカレンダーと密接に関連して扱うべきものがあります。

そして3や4番のように〆切りのあるタスクのことをTodoといいます。

タスク管理とカレンダーを分けると案件を見失う

わたしは自分の認知能力を信じていません。

そもそもタスクの一覧から、カレンダーへ転記するときに書き間違えることなど日常茶飯事です。

またタスクリストをみて、これはTodo、つまり〆切りがあると気がついても、カレンダーを開こうとする間に忘れてしまうレベルでウッカリしています。

それでタスク管理とカレンダーをわけると確実に失敗します。

スケジュールはタスクではない。

スケジュールには次のようなものがあります。

  • 映画やコンサートに行く
  • 会食の約束

こういったことは作業ではありません。

それでタスクリストには入りません。スケジュールされるだけです。

ですからカレンダーに記載されていてもタスクリストにはない。

この状況はわたしの認知能力を超えているので、うっかり事案が発生するリスクが高まります。

こういったわけでタスク管理とカレンダーをわけると失敗します。

解決方法はタスク管理と日程管理を同じ場所でおこなう

方法はどんなものを使ってもよいのですが、原則はタスクと予定を同じ場所で管理するということです。

例えば明日の予定を確認しようと思うときに、明日行うべきタスクや、明日締め切りとなっているタスクを同時に確認できなければなりません。

明日行うべきタスクや明日締め切りとなっているタスクは厳密にはTodoです。
Todoとは「やるべきこと」という意味で、他のものを切り捨ててでもやり遂げるべきもののことです。

二つのリストを見比べて、仕事を忘れずに行うのは不可能

わたしの場合、リストから目を離すとすぐに忘れてしまいます。

特に活字を見て、理解して覚えることが非常に困難です。それでカレンダーをみて2時に歯医者か・・・なんて思いつつ、タスクリストを確認しているうちに歯医者のことはすっかり忘れます。

新しい仕事が舞い込んだりすると、二つのリストを確認しつつ予定を確認するのも難しいです。

同じ場所で確認できなければ、事故がおきます。

というわけでタスク管理と日程管理はおなじ場所で行うべきです。

方法は自分にあっていればなにを使っても構わない

このブログで繰り返し強調している点ですが、わたしたちは皆違っているので特定のアプリやノート術が自分にあうとは必ずしも言えないことを忘れないでください。

わたしはThingsというアプリが好きで、自分にあっていると思っていますが、iPhoneを使っていない人にとってはそうとも言えないでしょうし、たとえApple信者のようなひとであってもOmnifocusといったアプリのほうが好みという人もいるでしょう。

この記事でわたしが言いたいのは「同じところで情報を管理すべき」ってことです。

そうしておけば事故を最少に食い止めることができます。

ABOUT ME
くまてつ
2011年から2015年までの5年間で中国へ30回以上出張し、2015年9月からは中国で生活しています。 翻訳者で日本語教師、ブロガーでライターをしています。最近は映像制作にも取り組んでいる複業マンです。Apple製品を使ったライフハックが趣味。課題はタスク管理と仕事効率化です。どうぞよろしくお願いします!