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2種類のチェックリストを使い分けるべき理由

投稿日:2019年2月20日 更新日:

くまてつです。

わたしがToDoリストを諦めてチェックリストで仕事をこなすようになったのですが、チェックリストには2種類あることに気が付きました。

今更な感じもあるのですが、わたしにとっては大きな前進ですので恐れることなくここで紹介します。

チェックリストには2種類ある

繰り返されるタスクを成し遂げるためのリスト

終了した瞬間、新しくする必要のあるリストがあります。

例えば、わたしは週に3日事務所で仕事しています。

そして最初に行なうことは決まっていますので、チェックリスト化しています。

そのリストの内容を紹介します。

  1. MacBook Proを起動し、WeChatにログインする
  2. 返信すべきメッセージをすべて返信する
  3. 今すぐに返信できないことを「今週のスケジュール」に記録する。
  4. 昨日終わっていない仕事を今日も引き継ぐかどうか考える
  5. 今日終わらせたい仕事を書く
  6. お茶を入れる
  7. 仕事を開始する

このリストは使い捨てではありません。

事務所に8時45分に到着するのですが、その度に繰り返されます。

そして9時頃には7番までを終了して9時から仕事に取り掛かっているわけです。

7番までのタスクが終了すると、次回事務所にくるまで保留されます。

プロジェクトを管理するためのリスト

こちらのリストも使い捨てではありませんが、繰り返し使うことはありません。

このチェックリストは、今抱えている案件を管理するために用います。

例えば2ヶ月後に引っ越すとか、転職するとかも繰り返されないチェックリストになります。

また滅多に繰り替えさないこともこちらに入ります。

例えば香港ディズニーランドにお客様をアテンドするとかも滅多に生じません。

そういった仕事を成し遂げるために必要なことをすべてリストにします。

とういうわけで手元にあるリストがすべて未完了の仕事リストとなります。

これが多くなると憂鬱になります。

ちなみに仕事が完了する度に、リストの内容を見直します。

例えば、チェックリストを作成する時に必要だと思ったけれど、実際には行わなかった項目がないかどうか?

また仕事をしている上で付け加えた項目を次回忘れないように記録しておくことが大切です。

こういった作業の積み重ねで仕事効率を向上させることができます。

チェックリストをどう管理するか?

繰り返して使うチェックリストはiPhoneで管理

使っているアプリは「ListBook」です。

ListBook - Lists done right

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開発元:noidentity gmbh
¥360
posted withアプリーチ

リストを作るのも簡単ですし、付けたチェックをすべてはずすのも簡単です。

使えるのはA4の紙

以前は電子的な方法でチェックリストを管理することがもっとも良いと思っていました。

でも今はアナログな方法に戻しました。

アナログな方法とは無地のA4の紙に書くって方法です。

これだとすぐに書き込めるし、訂正の記録も残るしいうことなしです。

iPadやMacで使えるメモアプリも好きですが、チェックリストを作り運営するにはちょっと不便なんです。

そして昭和生まれのわたしにはお気に入りのペンで紙に書くという行為が考えをまとめるのに必要な行為のようです。

というわけでチェックリストには2種類あるってお話でした。

みなさんの仕事効率化にお役に立てれば嬉しいです。

くまてつでした。

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くまてつ

重度のガジェットオタク。便利そうなモノに手を出して使いこなせないことが多いが、後悔もそれほどしない。翻訳者で日本語教師、そしてバイヤーという変な肩書きのフリーランサー。夢は死ぬまで現役。

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