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ToDoリストをやめてチェックリストを作ろう

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くまてつ@フリーランスです。

前回の投稿でToDoリストでは仕事を片付けられない理由を説明しました。

TODOリストマニアのわたしが仕事がはかどらない理由がわかった。

ToDoリストは作るもの大変だし、作ったところで仕事が進むわけでもありません。

作ったリストに取り組む勇気と気力のある凄い人が、ToDoリストを作ると素晴らしい効果を発揮するアイテムです。

では、勇気も気力も能力にもかけるわたしに必要なのはなにかというと・・・

チェックリストです。

では今回、わたしがどのようにチェックリストを使っているのかをご紹介します。

チェックリストとはなにか?

家具の組み立て説明書のようなもの

自分で組み立てる家具には組み立て説明書が入っています。

それには作業を行なうに必要な道具、さらには確保すべきスペースなどが記載されています。

また場合によっては組み立てにどれくらい時間がかかるかもかかれています。

そしてすべての材料は準備されています。

わたしがイメージするチェックリストは、この説明書のようなものです。

説明書を読めば、何をどうすればよいのかが理解できます。

そして何よりも大事なこととして「完成」がはっきりわかります。

完成イメージに向かって作業しているという感覚が、わたしには必要なんです。

具体的なチェックリストの例

週に3回ジムへいき、1時間歩くようにしています。

このジムへ行き、運動し、帰宅してシャワーを浴びるというのが一連の行動となります。

ちなみに今住んでいるマンションに住人専用のジムがありますので、自宅で着替えてジムへ行き、汗だくで帰ってきても大丈夫です。

ジムへ行くというリストの内容はこうなります。

  1. スマホとイヤホンの充電を確認する
  2. 着替える
  3. タオルを準備する
  4. 水筒を準備する
  5. 風呂の電源を入れる
  6. ジムへ行く
  7. ストレッチをする(動画)
  8. 時速6キロで1時間歩く
  9. ストレッチする
  10. 家に変える
  11. 水筒を台所に戻す。
  12. 汗が完全に引くまで休む
  13. シャワーを浴びる

ここまで終わらすのに約2時間かかります。

スマホとイヤホンの確認が最初に来るのは、これがないと楽しくウォーキングできないからです。

基本的には運動は嫌いです。でも動画を見ながらであれば歩くのは苦になりません。

またウォーキング以外ではドラマやドキュメントを見ないと決めていますので、動画を見たくて歩きに行くようになり時間の浪費も防げて一石二鳥です。

さらに風呂の電源を入れておくのも大事です。

帰ってから風呂を手配すると時間のロスが生じることがあるので、行く前に手配します。

これを結構忘れるのでリストにいれておきます。

講演依頼を受けた場合のチェックリスト

  1. 講演の日時を確認する
  2. 承諾・変更・お断りのメールを送る
  3. Macのカレンダーに予定を記入する
  4. リマインダーの設定(3日前・7日前・14日前)
  5. 当日の移動方法を確認する
  6. 飛行機・電車などのチケットを予約する
  7. 資料の調査・検討
  8. 筋書きの作成
  9. 練習
  10. リハーサル
  11. 当日の服装を確認する

実はもっと細かく分けていますが、大まかにいうとこんな感じです。

上から順番に仕事をこなしていけば、確実にゴールへと進むことができます。

なにも考えずにただ指示に従えば、大きなことを成し遂げることができるって素晴らしいです。

さらになにか忘れているのではという不安からも自由になれます。

リマインダーとの連携に関して

締切を設定するのは良い方法ではない

物事を先延ばしさせようとする力は強力です。

私の場合、締切を意識すると、締め切りまで仕事が先送りされます。

そして危機的な状況に陥るんです。

それで意識すべきはゴールではなく、スタート地点であると言えます。

スタート地点に立った時点で、スタートを切るのに必要な準備はすべてできていなければなりません。

そしてスタートの合図とともに飛び出す必要があります。

さらに一度スタートを切ったからには、最速でゴールへ近づく努力を傾けるべきです。

仕事も同じです。

締切を意識するのではなく、もっとも良いタイミングでスタートを切ることに注意すべきです。

そうすることでスムーズに仕事が進められますし、もし思いがけないトラブルがあっても対処する余裕も持てます。

チェックリストとリマインダーを連携させる

例えば上述の「講演依頼を受ける」というリストであれば6番までは依頼を受けた当日に処理することが可能です。

そして10番のリハーサルの日程を決めたら、それに向けて7から9番に項目をスタートさせるかを考えます。

実はここはリハーサルの何日前にスタートさせると決めているのですが、それはそれぞれの能力により異なるので具体的な数字は伏せておきます。

後はリマインダーを設定して、合図とともに仕事を始めるだけです。

リマインダーが思い出させてくれるまで、この件を忘れておくのも良い方法です。

やるべき仕事は複数あり、しかも同時に進行していますので、心配に対処する時間ももったいないです。

チェックリストで仕事を成し遂げる上での注意点

スケジュールをなるべく開けるようにする

とにかくカレンダーに空白を作るように努力してください。

仕事を行なうには時間が必要です。

それでまずは「時間」という資源を確保することがもっとも大切です。

チェックリストで仕事を行なう習慣がしっかり出来上がってきたら、空白に仕事を落とし込む作業を行なうほうが良いと思います。

そのことについては別の記事で紹介します。

チェックリストは改定する

生活環境の変化などが生じるとリストは変更しなければなりません。

わたしもマンションを引越してジムが敷地内にできたことでリストは更新されました。

さらに現在ほぼ中国にて暮らしていますが、ネット環境のトラブルが起きたときの改善方法などのリストは日本のときに作ったものと違います。

チェックリストは自分のためだけに作るものではない

自分の行動について理解を深めるためのツール

わたしの仕事内容を家族はすべて理解しているわけではありませんが、リストを使って説明することで家族に自分の生活パターンについて説明することもできます。

リストを公開することで、家族がリストの項目を達成するのを助けてくれたりもします。

誰かの助けを得るためにも有効なツール

またなにかトラブルが生じたときに使うリストは自分のためだけではなく、誰かに対処をお願いするときにも使えます。

例えば妻からネットに繋がらなくなったとメールが来た場合、以前はわたしが帰宅するまで対応できませんでしたが、今はリストを妻へ送ることで対応できます。

口で説明しても伝わりにくいので「説明書」を準備しておくのは大事です。

ToDoリストは使い回しができないがチェックリストは改善可能!

わたしにはToDoリストを使いこなすことはできませんでしたが、チェックリストは使うことができています。

しかも徐々に改善を進めてより実際的なものになってきているように思います。

さらに仕事を行いたいと思うときにすぐに取り掛かれるのもチェックリストの良いところ。

プレッシャーを与えるToDoリストをやめて、使い勝手の良いチェックリストに乗り換えてみませんか?

くまてつでした。

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くまてつ

重度のガジェットオタク。便利そうなモノに手を出して使いこなせないことが多いが、後悔もそれほどしない。翻訳者で日本語教師、そしてバイヤーという変な肩書きのフリーランサー。夢は死ぬまで現役。

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