くまてつがタスクを徹底的に洗い出した後、次に行うのはスケジュール管理!

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くまてつ@複数のわらじです。

フリーランサーのわたしにはたくさんの役割があります。

家族では夫、仕事では社長でもあり、経理でもあり、社員でもあります。また日本語教師でもあり、通信制大学の生徒でもあります。

また糖尿病患者で定期的に通院が必要ですし、運動や休息の時間も必要です。

さらに生活の拠点は中国で、海外生活に伴う様々な厄介ごとにも取り組んでいます。

その他、ここでは書き切れないほどの別の面もあり、自分でもどうやって仕事をこなしているのだろうと思います。

この状況でストレスをあまり感じずに、ワイン飲んだり、友達と楽しいときも過ごせているには理由があります。

その理由とは・・・

今自分が何をするべきかをしっかり知っているからストレスフリー!

どこまで続くのかわからない状況が人を不安にたたき込む

この仕事、あとどれだけ続くの?  今日中に本当に終わるの?

この考えが頭によぎったら危険信号です。

また、あれ今日中にすまして置かなければいけなかったことがあったような気がする。

これも非常にまずい状況です。

わからない ということが人から安定を奪い去ります。

言い換えれば、自分の仕事がいつおわるのか、また今日なにをすれば良いのかをはっきり理解していれば安心です。

このことに関しては下記のテキストの説明が素晴らしいです。

デジタル時代のタスク管理

しかし、わたしは爪を切るタイミングまでは管理したくはなかったので、原則だけ使わせてもらっています。

そのタスクを終わらせることができるのかどうかを知る方法

それは、毎回の仕事の時間を記録することです。

自動的にパソコンの作業内容を記録するアプリなどもありますが、あまり使い勝手が良いとは思えませんでした。

それで、わたしはタスクに取りかかるときに、前述のタスクを記入したメモの裏に開始時間を記入します。

そして仕事します。

作業が終わったら、終了時刻を記入しておきます。

こうすることで、そのタスクに必要だった時間をある程度把握することができます。

タスクを終了させるために必要な時間を見積もったらいつするか決める

iPhoneもしくはMacBookProのカレンダーに、分単位で何を行うべきかを記入します。

この際に、その日の朝から順番にタスクを記入してかまいません。

そしてその日に行うべきすべてのタスクを記入したら、どのような順番で行うかを決めます。

基本的には朝一番に一番重要なタスクに取り組むと良いと思います。

思ったより時間がかかっても、重要度の低いタスクを犠牲にできますし、重たいタスクは疲れますので元気なうちに済ます方が絶対に楽です。

終わらなかったタスクはいつするかその場で決める

予定通りに仕事がすすまず、終わりきれないタスクが生じた場合、その場でどこで行うかを決めてスケジュールを確保します。

当然のことですが、こういったことが生じても大丈夫なようにスケジュールは真っ白であればあるほど良いと言えます。

スケジュール管理はスペースを確保することです。

空白の時間が多ければ多いほど、うまく仕事を回せていることになります。

くまてつ的まとめ:スケジュール帳はデジタルの方がわたしには向いている

過去と未来、ほぼ永遠に時間を確保できるのがデジタルの強み

記念日をいちど登録しておけば、それをiPhoneが(もちろんAndroidも)毎年思い出させてくれます。

また年や年度をまたいでも問題ありません。

12月に来年の4月の予定を確保することも問題ありません。

それで、すべてを今はiCloudを使ってカレンダー内の情報を管理しています。

日本国内にいるならGoogleに任せた方が良いと思います。

Googleの方が高機能ですから。

でも2018年の手帳を買いました。

去年も手帳を買いましたが。それは予定を確認するためではなくて、日記を付けるためです。

これも人それぞれですが、わたしは手書きで思ったことを書く方が好きのようです。

また感動したことや、おどろいたことも手帳に書いています。

時系列に参照できる手帳は、記憶を引っ張り出すのに便利です。

夜はプライベートの時間にするために、早め早めに仕事を終わらせよう

わたしは10時を就業時間にしています。

遅いですが、日本語の先生もしているので生徒の希望で夜9時ごろまで教壇に立つ必要があるので仕方がありません。

この状況で、10時以降は生産的なことはしないというルールを徹底するためには、昼間の時間をどう使うかが本当に大切です。

そのためのスケジュール管理に取り組んでみませんか?

くまてつでした。


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