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くまてつがタスクを管理するために使っているクリアファイルシステムについて

投稿日:2017年12月12日 更新日:

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くまてつ@ライフハッカーです。

最近、連続でご紹介している「タスク管理」はアナログ、「スケジュール管理」はデジタルという、ハイブリッド仕事術。

今回はタスク管理について、もう少し説明します。

タスク管理ですから、完全にアナログな方法となります。

タスク管理に関しての復習

ひとつのタスクに一枚のメモ(もしくは付箋紙)に記入する

使っているのは75㎜の正方形の付箋紙か、A7サイズのメモ用紙です。

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なぜこれを使っているかというと、どこででも購入できるからです。

特に理由はありません。

ルールは「記入日とタイトル、そして締め切りを書く」

メモ用紙の上に「記入日(作成日)」「締め切り」「タイトル」を書き込みます。

そしてその下の余白に必要な情報などを書き込みます。

この必要な情報とは、このタスクを完成させるために更に必要なタスク、つまり子タスクや、助けてくれる仲間の情報やアイデアなどが含まれます。

裏面には作業を行った日時を記入する

あとでこのタスクを振り返る際に必要な情報を裏面に書き込んでおきます。

ですからコピー用紙の裏紙などは用いません。

仕事の履歴があれば、次回また同じタスク(仕事)に取り組むときにより現実的な時間の見積もりをすることができます。

作業が終了したらEVERNOTEに保存しておく

タスクを記入した紙を電子化します。

スマホで写真をとってもいいですし、スキャナーで取り込んでもかまいません。

とにかく記録をとっておき、検索できることが大切です。

検索できないのなら、デジタル化する意味はありません。

作業中、もしくは取りかかる前のタスク管理に関して

合計5種類のカテゴリーにてタスク管理

タスクにも種類がありますし、その分類方法も様々です。

ただ、仕事の種類でわけるのは良い方法ではありません。

どんな仕事、例えば家庭内での仕事や、会社での仕事、その他の責任などはすべて結局自分が行うべきものです。

こうなると重要なのは「いつやるか」「いつやるべきか」「やるべきでないのはいつか」という「時間」という物差しが重要になります。

もう一つは「自分がする」のか「他の人がする」のかという判断基準です。

さらに時間軸は関係なく、自分にとって大切なタスクってやつです。

それぞれを詳しく説明していきましょう。

1「自分で取り組むべきタスク」かつ「2日以内に行うべきタスク」

言い換えれば、緊急度と重要度がともに高いタスクってやつですね。

これがいっぱいになると辛いです。

なんせ自分しか頼れないタスクですから。

2「自分で取り組むべきタスク」かつ「締め切りが3日以上後のタスク」

今は手を付ける必要がないタスクです。

順番待ちのタスクたちですね。

この2番のファイルで保管されているタスクはさらに2種類に分けられます。

今行っても良いけど後でも良いものと、

今は理由があって取り組めないやつです。

ただ性格的に細かく分けすぎると、すぐに面倒くさくなってしまうので、この2種類があるということを念頭に置いているだけで十分かとも思います。

3「誰かにお願いすべき、もしくはお願いできるタスク」かつ「2日以内に行うべきタスク」

自分では自分ではできないこと、専門的な知識が必要なことなどで、かつ迅速に処理が必要なものを入れておきます。

誰かにわたすプリントや資料などがあれば、それもこのファイルの中に入れておきます。

こうすることで忘れるというリスクを避けることができます。

4「誰かにお願いすべき、もしくはお願いできるタスク」かつ「締め切りが3日以上後のタスク」

時間的に余裕があるものの、自分では行えない事柄などを管理します。

仕事上の依頼などは、依頼時にメモごと当人に渡してしまいます。

その際には自分の手元をそのメモが離れてしまうので、終了したものとみなしデジタル化しておきます。

5 「締め切りはないけど自分にとって大切なタスク」

最近ですと、台湾を自転車で一周したいと思っているので、それに関係する資料やタスクをこのファイルに入れています。

その他、健康に関係することや、家族のことなどもここに入れています。

最近、これはメモ用紙ではなくてA4コピー用紙に変えても良いかなと思っています。

やりたいことに関係することって、どんどん情報が増えていきますし、メモ用紙では書き切れません。

クリアファイルは3枚だけ

クリアファイルにA4サイズの下敷きを入れてしきりにする。

つまり「自分でおこなうこと」「誰かにお願いすること」「締め切りがないもの」に分けていて、締め切りの違いは下敷きの仕切りにて分けているということです。

クリアファイル3枚なら、持ち歩くのも苦になりませんし、喫茶店で取り出しても強いインパクトを与えることもありません。

クリアファイルに入れるのがお勧めの理由

ファイルの外から簡単に内容を確認できます。

仕事を行うときにファイルを机の上に出すだけで、今日のタスクリストを確認できます。

またひっくり返せば、それ以降の予定を確認できます。

時間も節約できて良い方法だと思います。

くまてつ的まとめ:タスクを紙に書き込む作業が楽しい

タスクは仕事だけではないので書き出すとワクワクする

おそらく、仕事だけではなくて、自分のしたいことも含まれるので楽しく思えるのではないかと思います。

特にNO5の「締め切りがないけど自分にとって大切なタスク」の中身が多ければ多いほど楽しくなります。

それを実現するために何ができるのか、どうすれば良いのかなどを余白に書き込んでいるうちに思いがけない方法で夢を叶えられるかもしれませんよ。

くまてつでした。

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くまてつ

重度のガジェットオタク。便利そうなモノに手を出して使いこなせないことが多いが、後悔もそれほどしない。翻訳者で日本語教師、そしてバイヤーという変な肩書きのフリーランサー。夢は死ぬまで現役。

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