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ライフハック?工夫?

くまてつがタスク管理を成功させるために採用したアナログ的な手法とは?

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くまてつ@ライフハッカーです。

前の記事でご説明したとおり、数年にわたり取り組み続けたMacBookProとiPhone、そしてアプリを駆使したタスク管理は見事に崩壊しました。

今はアプリごとすべて削除してしまっています。

Omnifocus、結構高かったけど良いんです。

ライフハックとは試して失敗することなのです。

さて、前置きはこれくらいにして、今のところうまく使えているタスク管理方法をご紹介します。

75㎜ほどの紙にすべてのタスクを書き込む

付箋紙でもメモ用紙でもかまいません

とにかく、タスクが発生したらメモ用紙を一枚取り出して、その一番上にタスク発生時と締め切りを書き込みます。

そして時間があればそのタスクを成し遂げるために必要なことを自由に書きます。

なすべき事がわかったら、その紙をA4サイズの下敷きを挟んでいるクリアファイルに入れておきます。

クリアファイルは実は複数持ちあるていますがその理由は次回の記事でご紹介します。

カレンダーはデジタルを利用

そしてタスクの締め切り日を「終日」の設定にて、iPhoneのカレンダーに記入しておきます。

リマインダの設定は前の日の夜にしています。

そうすることで、明日の締め切りを確認できます。

当然、大きなタスクですと複数の締め切り日を持っています。

それもすべてカレンダーに記録しておきます。ここでは全部「終日」にて記入しておくのが大切です。

いつやるかは決まっていないからです。

タスクが終了したら、タスクにかかった時間などを分析し電子化して破棄する。

そうです。

わたしは仕事の履歴はデジタルで管理しています。

このタスクにかかった時間やコストを余白に記入しておきます。

そして、それをスマホのカメラで撮影するかScanSnapで取り込んでEVERNOTEに保存します。

情報を保存しておけば、もう一度そのタスクを行うときに、先回どう処理したかを検索することができます。

これが便利。

くまてつ的まとめ:簡単が一番です

工夫することや試すことが好きな理由は不精者だから

いつももっと楽にできないかな、便利な道具がないかなって探しています。

でも、目的を忘れて方法を追求しだすと大抵失敗します。

わたしにとって、iPhoneを使ってのタスク管理は便利そうで格好いいものでしたが、簡単かどうかというとそうではありませんでした。

そもそも不精者の自分がiPhoneを開いて、タスクを管理するなんてしないんです。

iPhoneを開いたら、まずFacebookを見て、ニュースを読み、ゲームして、あれ何をするんだったっけと思い出すような性格なので、この方法は向いていないわけです。

それに対してメモ用紙にてタスクを管理する方法なら、そのファイルはタスク管理にのみ用いられているので注意を散漫にさせることがありません。

これがわたしがアナログ的手法に戻ってタスクを管理した理由です。

タスクを徹底的に管理し、何をすべきかを理解したら次にすべきこと

当然ですが、タスクをすべて書き出し、なにをすべきかを理解しているだけでは仕事は終わりません。

タスク管理が目標ではなく、タスクを終わらせること、できれば1分でも短い時間で終わらせること、もしくはストレスを感じずに仕事を成し遂げるのが目標です。

最も理想的なのはタスクに取り組むときに、その作業に没頭して満足感すら覚えるという状態を作り出すことです。

GTDの本にもそのことは書いてありましたね。

では、その状況に一歩でも近づくために次にわたしが行っていることを紹介します。

簡単に言えば、「その仕事、いつやるの?」です。

くまてつでした。

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くまてつ

重度のガジェットオタク。便利そうなモノに手を出して使いこなせないことが多いが、後悔もそれほどしない。翻訳者で日本語教師、そしてバイヤーという変な肩書きのフリーランサー。夢は死ぬまで現役。

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