【フリーランスな生き方】大きなタスクであれば、できるだけ分割して小さなタスクに落とし込む。

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くまてつ@フリーランサーです。

きっとご存じのことと思いますが、わたしは楽なことが大好きな人間です。

そして楽するために苦労するという矛盾人間でもあります。

というわけで、今回は先回に引き続いてフリーランサーが絶対に身につけておくべき「タスク管理」法について自分の思うことを書いていきます。

今回は「大きなタスク」はどうするかという点についてまとめていきます。

大きなタスクとは何のことか?

大きなタスクとは1時間程度では終わらない作業のこと

わたしにとっては、本棚を片付けるとか、大掃除をするっていうのも大きなタスクです。

また、本を読んだり、レポートを書いたりすること。

翻訳の仕事をしていますが、新しい案件はすべて大きなタスクです。

判断は準備から終了まですべてを含めて1時間以内で完了できるかどうかを基準としています。

大きなタスクが発生したらコピー用紙を1枚準備してプロジェクトを作ります。

この紙に必要なことをすべて記載します。

必要なこととはすべて書くことを忘れないでください。

例えば

  • 行うべき事のタイトル
  • 締め切り、もしくは実行日
  • 準備すべきモノ
  • 協力が必要な場合、誰にお願いするのか

これらすべてを思いつくままに紙に記入します。

書き上がったらA4のクリアファイルに挟んでプロジェクトを開始します。

プロジェクトを記載した用紙を元にタスクを分割する。

仕事は始めれば終わるが、ゴールまでの道筋が見えないと辛い

初めて行く場所は遠く感じます。

でも2回目からは比較的近く感じます。

なぜなら手順がわかっているからです。

タスクも同様です。

初めて行うことは終わりが見えず、とんでもないモノのように思えます。

ですからこれを調整する必要があります。

調整するとは、大きな仕事を小さな仕事に分割するということです。

仕事を分割すると急激に気が楽になる。

例えば、300点の商品をホームページにて紹介するとなればいかがでしょうか?

300点の製品情報を集めて、それを記事に作り上げ、そしてアップするという作業が必要になります。

資料はクライアントがすべて提供するとして、それを確認し、書き起こし、校正し、納品するという作業となります。

それぞれに締め切りを決め、さらに毎日どれほどの仕事量が必要なのかを明確にします。

作業に取りかかればすぐに仕事をペースをつかみ、締め切りまでに納品が可能かどうかがわかるでしょう。

もし納期が難しければ、伸ばしてもらえるかを確認したり、だれか助けてくれる人がいないかどうかを探すこともできます。

いずれにしても明確になっているかどうかで、楽かどうかが決まります。

分割したタスクは小さければ小さいほど良いわけでもない。

もちろんタスクは小さい方がいいですが、余りに細かすぎるとタスクを管理するのが難しくなります。

それでわたしは45分程度でおこなえる程度のことを1タスクとして捉えています。

スケジュール表は1時間刻みとなっていますので、1時間に1タスクを落とし込むわけです。

すると15分の余分がでますので、突発的な出来事に対応する余裕が生じます。

安全マージンを取らない予定表は遊びのないハンドルを握るのと同じくらい危ないです。

分割したタスクはタスクリストに落とし込み、終わったら消し込む。

リストは電子的な方法でも、アナログな方法でも良い!

大切なのはリストを作って消し込むという作業を行うことです。

わたしは子どもっぽいので「消す」という作業が大好きです。

リストの残り項目が減っていくというのは最高です。

個人的にはアナログのリストの方が好みです。

プロジェクトごとにカレンダーを準備して日付にやるべき事を記載しておきます。

そして作業が終わるごとに消していきます。

今日の作業が終わった後の開放感は素晴らしいです。

タスク管理の目的は?

仕事をさっさと終わらせて、本当にしたいことやすべきことに力を注ぐため。

仕事でミスしないとか、うっかりを減らすとかも良い目標だと思いますが、せっかくの人生ですのでより自分のしたいことに時間と気力と体力を注ぎ込めるように、生存していくために必要な作業は圧縮することの方が良い目標と思います。

というわけで、仕事を管理して気持ちよくタスクをクリアしていきましょう。

くまてつでした。


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