海外での仕事中に時間節約のために心がけている3つのこと

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くまてつ@中国です。

わたしは1年のうち11ヶ月は海外にいます。

海外で何をしているかといいますと、翻訳の仕事をしたり、バイヤーの仕事をしたり、日本語を外国人に教えたり、中国人の起業家の相談にのったりと、いろいろなことをしているわけです。

このようにいろいろなことをしていますと、時間に追われているという感覚に陥ります。

スマホでゲームしながら、時間がないとつぶやくような矛盾した状況に陥るわけです。

自分はこれを「なんだかよくわからない恐怖」がわたしに取らせる逃避行動だろうと勝手に分析しています。

これの解決方法は簡単です。

それは「自分が何をすべきなのかをよく知っておく」ということです。

もちろんこれは私のオリジナルではなくて、有名なGTDの考え方、そして「超」整理法でも取り上げられていた原則ともいえる解決法ですので、関心のある方は下記の本を読まれることをおすすめします。

特に「超」整理法は、私の中では古典と呼んでよい名著です。

取り上げられている例は古くなっても、考え方に陰りはありません。

ところで、そんな私が時間節約のために心がけていることを3つだけ紹介します。

  1. 情報はすべて同じ場所に保管する。
  2. 仕事に必要な道具は基本的に持ち歩く。
  3. 音声通話は基本的にしない。

リストにして気がつきましたが、海外での仕事でなくても大切なことですね。

では具体的な例を取り上げつつ説明します。

情報はすべて同じ場所に保管する。

資料を整理する時間は探す時間より短い

資料は基本的に電子化して持ち歩いています。

最近ではPDFにて資料が配布されることが多いですが、それでも紙での配付が完全になくなったわけではありません。

それで、受け取ったすべてのものは電子化して処分してしまいます。

例外は領収書だけです。

でも支払いも基本的にはすべてカードで行いますので、これも自動的に記録されています。

仕事柄、現金で支払う経費はほとんどありませんので、領収書の枚数は数える程度です。

そして読むべきものはiPadの「GOODNOTE」にて保管します。

このアプリのいいところはMacともiCloud経由で同期できるところです。

その他のメモなどはすべてEVERNOTEにて保管します。

分類分けはしません。とにかくEVERNOTEに保存するだけです。

また作成したワードファイルや、エクセルファイルなども一つのフォルダにいれてます。

これはDROPBOXにて自動的にバックアップされています。

それで、必要かなと思ったものはすべて電子的な方法で持ち歩くようにしています。

つまりすべての情報を決まった場所に保存するようにしているわけです。

これで資料をかき集めたり、物理的な方法でものを管理する必要もなくなります。

飛び回っているので、いつ資料が必要になるかわからない。

それどころか日本の事務所に置いたのか?

中国の事務所に置いたのか?

それとも捨ててしまったのかすらわかりません。

というわけで、必ず電子化して保存するっていうのが鉄則なわけです。

これを徹底することで、資料を探す時間も減らすことができます。

またもしかするとすでに捨ててしまった書類があるのではと、延々と書棚を探すってこともなくなります。

これにより節約できる時間は相当なものです。

仕事に必要な道具は基本的に持ち歩く

もはや死語のノマドというわけではないのです。

わたしの場合、客先に出向いたり、市場調査をしたりするために、毎日外に出かけます。

事務所にいるのは大体夜の7時から朝の8時までです。

つまり事務所は自宅でもあるわけです。

それで、基本的に必要なものはすべて持ち歩いています。

いろいろ試した結果、持ち歩いているのは・・・

  1. MacBook Pro 2016 late 13インチモデル
  2. iPadPro12.9インチ
  3. Appleペンシル
  4. iPhoneSE
  5. 中華製Android

これだけです。

前は、iPadAir2とSurface3も持ち歩いていましたが、使わないのでやめました。

このふたつはiPadProとMacBookProの予備機として保管しています。

もしトラブルが起きた場合にすぐ使えるようにデータの同期は定期的に行っていますが、持ち歩いてはいません。

自宅でも出先でも、喫茶店でも、地下鉄の中でも気になるなら仕事に取りかかれます。

翻訳のような仕事でも問題ありません。

イヤホンをして、どこでも仕事を行えるようにしています。

前は静かな事務所でないと仕事がはかどらないと思っていましたが、人間はなれるもので道具さえあればなんとかなります。

少し早めに目的地について、ベンチで仕事をするのも大好きです。

フリーランスですからやるべきことはたくさんありますが、結構なんとかなるものです。

充電できる環境の時はすぐに充電!

電源を使える状況であれば、充電に余裕があっても充電するようにしています。

電池を長持ちさせることも大事ですが、今を生きていくためにコンピュータが使えなくなることの方がわたしにとってリスクです。

それで、できるときはいつでも充電します。

これも無駄な時間を作らない工夫です。

音声通話は基本的にしない。すべてはメッセージにて送る。

時間に縛られることは極力しない。

そもそも会話好きですので、電話で話すのも大好きです。

ですから電話すると、あれもこれも話したくなります。

でもそれっと自分と相手の時間を同時に浪費していることにもなりますし、忙しいってお互いに言いにくいときもあります。

それで業務連絡や確認であればすべてFACEBOOKもしくはWECHATにて済ますようにしています。

業務連絡ではなくて友情を深めるためには電話を使うようにしています。

メッセンジャーアプリを使うことがふさわしくない場合はメールにて連絡しています。

電話でなければという方もいらっしゃいますので・・・

留守電話サービスを使っています。

わたしは心配性で、メッセージを吹き込むときに相手の電話番号を間違えていないか不安になりますので、メッセージの最初に自分の名前を言い、電話に出られないこと、そして電話を折り返すことを約束します。

また、ほとんど海外いるという状況なので、すぐに電話できないことを述べて、緊急であればメールやFACEBOOKにて連絡をしてくださいとお願いしています。

これで、効率的なコミュニケーションができるようになり時間の節約になっています。

前は電話をどうやってかけようとか悩んでいましたが、今はその不安はありません。

WECHATなどの無料電話もありますが、できればそういうサービスは付け加えないで欲しいと本気で思っています。

くまてつ的まとめ:いつでもどこでも思いついたら仕事できるって幸せ?

必ずしもそうではないが、自由に使える時間が多ければ多いほどいい!

効率を突き詰めていくと窮屈になるという人もいますが、非効率を放置していても快適な仕事環境は作れませんので、無駄を省くことは大事です。

特にわたしのように海外で出張を繰り返すような生活をしていると、無駄な作業、浪費した時間がボディブローのように効いてきて、そのうち仕事が回らなくなります。

それで無駄なことを省いて、自由な時間を作り出し、本当にやりたいことのために情熱を注ぎ込むようにしたいものです。

くまてつでした。


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